Quantidade e prazo de entrega
Confirme a quantidade mínima de pedido para o seu pedido, e se ela difere por tipo dentro da linha. Confirme se a quantidade é por tipo, por pedido ou por remessa, porque os três significados geram três pedidos diferentes. Confirme o que acontece se a quantidade mudar após o pedido: se o preço, o prazo de entrega ou ambos mudam, para que uma alteração posterior seja uma variação, não uma disputa.
Confirme o prazo de entrega, com o seu significado: se conta a partir do pedido, do pagamento ou do início da produção. Confirme o que acontece se ele atrasar: se o fornecedor notifica, qual é o remédio e se o pedido pode ser alterado. Um prazo de entrega sem significado não é um compromisso, e um prazo de entrega sem remédio não é uma proteção.
Especificação e certificados
Confirme a especificação para o tipo exato: o documento que descreve o que você receberá, para que a mercadoria possa ser conferida em relação a ele na chegada. Verifique a especificação em relação ao tipo que você indicou: se ela descreve um tipo diferente, diga isso e peça a correta. Uma especificação que não corresponde à consulta não é uma especificação para o seu pedido, qualquer que seja sua qualidade.
Confirme os certificados que se aplicam ao seu mercado, pelo nome, com os documentos anexados. Um certificado para um mercado não necessariamente cobre outro, e um certificado para um tipo não necessariamente cobre outro tipo. Mantenha os documentos com a papelada do pedido, durante toda a vida útil do produto. Certificados disponíveis sob solicitação; a consulta é onde você indica seu mercado e os solicita.
Papelada e pedidos de teste
Confirme as condições por escrito, em um único documento ou uma única resposta confirmada, antes do pagamento: o tipo, a quantidade, o prazo de entrega, a especificação e os certificados. Mantenha a consulta, a resposta, a especificação e os certificados juntos, por pedido, não por fornecedor, porque as condições mudam entre pedidos e um arquivo que mistura pedidos não prova nada sobre nenhum deles isoladamente.
Considere um pedido de teste: uma pequena quantidade pedida antes da quantidade por volume, para testar o produto e o fornecedor juntos. Um teste responde a perguntas que nenhuma folha de especificação responde: se o produto corresponde à folha, se a embalagem sobrevive ao transporte e se o fornecedor se comunica claramente quando algo dá errado. Um teste custa um pouco de tempo e poupa o pedido inteiro.
Antes do pagamento, confirme a quantidade mínima de pedido e o prazo de entrega para o seu pedido. Certificados disponíveis sob solicitação.