Количество и срок поставки
Подтвердите минимальный объём заказа для вашего заказа и уточните, различается ли он по типу в пределах линейки. Подтвердите, относится ли количество к одному типу, к одному заказу или к одной партии, потому что эти три значения дают три разных заказа. Подтвердите, что происходит, если количество изменится после оформления заказа: изменятся ли цена, срок поставки или и то и другое, чтобы последующее изменение было вариацией, а не спором.
Подтвердите срок поставки и его значение: считается ли он от заказа, от оплаты или от начала производства. Подтвердите, что происходит при его срыве: уведомляет ли поставщик, каков способ устранения и можно ли изменить заказ. Срок поставки без значения — не обязательство, а срок поставки без способа устранения — не защита.
Спецификация и сертификаты
Подтвердите спецификацию для точного типа: документ, описывающий то, что вы получите, чтобы товар можно было проверить по нему при поступлении. Сверьте спецификацию с типом, который вы указали: если она описывает другой тип, скажите об этом и запросите нужную. Спецификация, не соответствующая запросу, не является спецификацией для вашего заказа, каким бы ни было её качество.
Подтвердите сертификаты, применимые к вашему рынку, по названию, с приложенными документами. Сертификат для одного рынка не обязательно охватывает другой, а сертификат для одного типа не обязательно охватывает другой тип. Храните документы вместе с документацией заказа на протяжении всего срока службы продукта. Сертификаты по запросу; в запросе вы указываете свой рынок и запрашиваете их.
Документация и пробные заказы
Подтвердите условия в письменной форме, в одном документе или одном подтверждённом ответе, до оплаты: тип, количество, срок поставки, спецификацию и сертификаты. Храните запрос, ответ, спецификацию и сертификаты вместе, по каждому заказу отдельно, а не по поставщику, потому что условия меняются от заказа к заказу, и файл, смешивающий заказы, ничего не доказывает ни об одном из них.
Рассмотрите пробный заказ: небольшое количество, заказываемое до оптового, чтобы проверить продукт и поставщика вместе. Пробный заказ отвечает на вопросы, на которые не может ответить ни один лист спецификации: соответствует ли продукт листу, выдерживает ли упаковка перевозку и общается ли поставщик чётко, когда что-то идёт не так. Пробный заказ стоит немного времени и спасает весь заказ.
До оплаты подтвердите минимальный объём заказа и срок поставки для вашего заказа. Сертификаты по запросу.