Шаг первый: точно опишите потребность
Укажите товарную линейку и тип в ней, количество, которое вы имеете в виду, и рынок, на который вы поставляете. Укажите применение: тип камеры, сцену, съёмку или тип ноутбука, в зависимости от линейки. Запрос, в котором указаны тип и применение, получит конкретный ответ; запрос, в котором указано только слово продукта, получит общий ответ, и разговор будет потрачен на уточнение того, что следовало указать в начале.
Включите четыре подтверждения в виде вопросов, а не предположений: минимальный объём заказа для вашего заказа, срок поставки с его значением, спецификацию для точного типа и сертификаты, применимые к вашему рынку, по названию, с приложенными документами. Вопросы, заданные в первом запросе, — это условия; вопросы, заданные после оплаты, — это просьбы.
Шаг второй: судите об ответе по его документам
Судите об ответе по тому, отвечает ли он на четыре подтверждения и поступают ли сертификаты в виде документов, а не только названий. Ответ, который отвечает на все четыре пункта с приложенными документами, — это ответ, на основании которого заказ может продвигаться. Ответ, который не отвечает ни на один из них или отвечает общими заверениями, — это ответ, требующий дополнительных вопросов до любой оплаты.
Сравните спецификацию в ответе с типом, который вы указали. Если спецификация описывает другой тип, скажите об этом и попросите правильный. Если условия по количеству или срок поставки не соответствуют вашему заказу, скажите об этом и спросите, что подойдёт. Запрос — это переговоры, а не формальность, и его цель — достичь условий, понятных обеим сторонам.
Шаг третий: подтвердите, затем оплатите
Подтвердите условия в письменной форме: тип, количество, срок поставки, спецификацию и сертификаты — всё в одном документе или в одном подтверждённом ответе. Затем оплатите и сохраняйте документацию — запрос, ответ, спецификацию и сертификаты — на весь срок службы продукта. Когда более поздняя партия отличается от первой, документация доказывает, о чём была договорённость.
Не платите на основании общего заверения, устного обещания или ответа, в котором остаётся без ответа любое из четырёх подтверждений. Оплата до подтверждения превращает вопрос в спор, а спор после оплаты решить труднее, чем вопрос до неё.
Перед оплатой подтвердите минимальный объём заказа и срок поставки для вашего заказа. Сертификаты по запросу.