Quantité et délai de livraison
Confirmez la quantité minimale de commande pour votre commande, et si elle diffère selon le type au sein de la gamme. Confirmez si la quantité est par type, par commande ou par expédition, car ces trois significations donnent trois commandes différentes. Confirmez ce qui se passe si la quantité change après la commande : si le prix, le délai de livraison ou les deux changent, afin qu'un changement ultérieur soit une variation, non un litige.
Confirmez le délai de livraison, avec sa signification : s'il court à partir de la commande, du paiement ou du début de production. Confirmez ce qui se passe en cas de dépassement : si le fournisseur prévient, quel est le recours et si la commande peut être modifiée. Un délai de livraison sans signification n'est pas un engagement, et un délai de livraison sans recours n'est pas une protection.
Spécification et certificats
Confirmez la spécification pour le type exact : le document qui décrit ce que vous recevrez, afin que les marchandises puissent y être vérifiées à l'arrivée. Vérifiez la spécification par rapport au type que vous avez nommé : si elle décrit un autre type, signalez-le et demandez la bonne. Une spécification qui ne correspond pas à la demande n'est pas une spécification pour votre commande, quelle que soit sa qualité.
Confirmez les certificats qui s'appliquent à votre marché, par nom, avec les documents joints. Un certificat pour un marché ne couvre pas nécessairement un autre marché, et un certificat pour un type ne couvre pas nécessairement un autre type. Conservez les documents avec les papiers de la commande, pendant toute la durée de vie du produit. Les certificats sont disponibles sur demande ; c'est dans la demande que vous nommez votre marché et les demandez.
Documents et commandes d'essai
Confirmez les conditions par écrit, dans un seul document ou une seule réponse confirmée, avant paiement : le type, la quantité, le délai de livraison, la spécification et les certificats. Conservez ensemble la demande, la réponse, la spécification et les certificats, par commande, et non par fournisseur, car les conditions changent d'une commande à l'autre et un dossier qui mélange les commandes ne prouve rien sur aucune d'elles.
Envisagez une commande d'essai : une petite quantité commandée avant la quantité en gros, pour tester le produit et le fournisseur ensemble. Un essai répond à des questions qu'aucune fiche de spécification ne peut trancher : si le produit correspond à la fiche, si l'emballage résiste au transport et si le fournisseur communique clairement quand quelque chose ne va pas. Un essai coûte un peu de temps et sauve la commande entière.
Avant paiement, confirmez la quantité minimale de commande et le délai de livraison pour votre commande. Les certificats sont disponibles sur demande.