Étape un : décrire le besoin avec précision
Nommez la gamme de produits et le type au sein de celle-ci, la quantité envisagée et le marché sur lequel vous vendez. Nommez l'usage : le type d'appareil photo, la scène, le tournage ou le type d'ordinateur portable, selon la gamme. Une demande qui nomme le type et l'usage recevra une réponse spécifique ; une demande qui ne nomme qu'un mot de produit recevra une réponse générale, et la conversation passera son temps à préciser ce qui aurait dû être nommé dès le départ.
Incluez les quatre confirmations sous forme de questions, et non d'hypothèses : la quantité minimale de commande pour votre commande, le délai de livraison avec sa signification, la spécification du type exact et les certificats applicables à votre marché, nommés, avec les documents joints. Les questions posées dans la première demande sont des conditions ; les questions posées après paiement sont des requêtes.
Étape deux : juger la réponse sur ses documents
Jugez la réponse sur le point de savoir si elle répond aux quatre confirmations et si les certificats arrivent sous forme de documents, et pas seulement de noms. Une réponse qui répond aux quatre, documents joints, est une réponse sur laquelle la commande peut avancer. Une réponse qui n'en traite aucune, ou qui répond par des assurances générales, est une réponse qui nécessite des questions de suivi avant tout paiement.
Comparez la spécification de la réponse au type que vous avez nommé. Si la spécification décrit un type différent, dites-le et demandez le bon. Si les conditions de quantité ou le délai de livraison ne correspondent pas à votre commande, dites-le et demandez ce qui conviendrait. La demande est une négociation, pas une formalité, et son but est d'aboutir à des conditions que les deux parties comprennent.
Étape trois : confirmer, puis payer
Confirmez les conditions par écrit : le type, la quantité, le délai de livraison, la spécification et les certificats, tous dans un seul document ou une seule réponse confirmée. Payez ensuite, et conservez les documents — la demande, la réponse, la spécification et les certificats — pendant toute la durée de vie du produit. Lorsqu'un lot ultérieur diffère du premier, les documents sont ce qui prouve ce qui a été convenu.
Ne payez pas sur une assurance générale, une promesse verbale ou une réponse qui laisse l'une des quatre confirmations sans réponse. Un paiement avant confirmation transforme une question en litige, et un litige après paiement est plus difficile à résoudre qu'une question avant celui-ci.
Avant paiement, confirmez la quantité minimale de commande et le délai de livraison pour votre commande. Certificats disponibles sur demande.